E-RECHNUNG
GRUNDLEGENDE VERÄNDERUNG EINER ZENTRALEN UNTERNEHMENSTÄTIGKEIT
Digitalisierte Rechnungsprozesse sollen für eine schnellere und effizientere Abwicklung von Rechnungen, eine höhere Genauigkeit und eine Reduzierung von formalem Aufwand sorgen. Zugleich soll - und das wird oft weniger mitgeteilt - die Möglichkeit eröffnet werden, künftig schneller alle Arbeitsprozesse rund um die Rechnungslegung durch die Finanzverwaltung prüfen lassen zu können. Diese neue Verpflichtung stellt alle Unternehmen vor nicht geringe Herausforderungen. Die E-Rechnungspflicht ist aber nicht nur eine weitere einschneidende gesetzliche Anforderung, sondern auch eine Chance, die eigenen Geschäftsprozesse zu optimieren. Durch die weitergehende Digitalisierung und Automatisierung der Eingangsrechnungsabwicklung können Zeit und Ressourcen gespart und so die Effizienz des Unternehmens gesteigert werden.
Was ist eine E-Rechnung?Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und so eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht! Mit der E-Rechnungspflicht kommt es zur Einführung des Rechnungsformats EN16931 (europäische CEN-Norm aus dem B2G-Sektor), womit die bereits heute existenten Formate "XRechnung" und "ZUGFeRD" grundsätzlich auch für den B2B-Bereich zulässig sein werden. Das EDI-Verfahren mit anderen elektronischen Formaten bleibt zudem dauerhaft zulässig, wenn die Extraktion in EN16931 oder in ein mit EN16931 interoperables Format möglich ist.
|  |
Passive Nutzungspflicht ab dem 1. Januar 2025Ab dem 1. Januar 2025 werden E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen in einem ersten Schritt und danach immer mehr zur unumgänglichen gesetzlichen Pflicht. Konkret bedeutet dies, dass alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 zum Empfang von E-Rechnungen bereit sein müssen, und zwar auch für Rechnungen aus dem (europäischen) Ausland! Es besteht also zunächst nur eine passive Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen (sogenannte passive Nutzungspflicht). Allerdings ist damit zu rechnen, dass große marktführende Unternehmen wie bspw. Telekommunikations- und andere Versorgungsanbieter ab dem Jahr 2025 zunehmend auf den Versand elektronischer Rechnungen umstellen und damit jedes Unternehmen darauf angewiesen sind, E-Rechnungen empfangen zu können. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht Die E-Rechnungspflicht besteht nicht für:
Die Verpflichtung zur ausschließlich Verwendung von E-Rechnungen - also Empfang und Versendung von Rechnungen (sogenannte aktive Nutzungspflicht) - wird für die Jahre 2027 (große Unternehmen) und 2028 (alle Unternehmen) erwartet (hierzu weiter unten). | Was sollten Unternehmen jetzt tun?Aufgrund der sich rasant Entwicklungen sollten Unternehmen eine generelle Strategie für den künftigen elektronischen Rechnungsverkehr konzipieren und umsetzen.
|
Weitere Entwicklung zur aktiven Nutzungspflicht ab 2027Bis zum 31. Dezember 2026 ist das Versenden von Papierrechnungen oder anderen elektronischen Formaten durch Unternehmen an andere Unternehmen noch erlaubt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro haben eine verlängerte Frist bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 müssen uneingeschränkt alle Unternehmen die elektronische Rechnung verwenden. Zulässig sind dann nur noch E-Rechnungen, die in einem maschinenlesbaren Dateiformat ausgestellt werden (wie zum Beispiel in XML) und dabei der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Die bereits existenten Formate "XRechnung" und "ZUGFeRD" (ab Version 2.0.1) fallen hierunter ebenso, wie der Einsatz von EDI-Verfahren und andere Formate, die den europäischen Normen entsprechen. Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format sind dann nicht mehr zulässig und werden auch steuerlich nicht mehr anerkannt. Ausnahmen gelten weiterhin für Kleinbetragsrechnungen, Fahrscheine, steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug und B2C-Rechnungen an Verbraucher.
| Risiken einer unterlassenen Umstellung auf E-RechnungDie größte Gefahr besteht darin, die Komplexität und den Zeitdruck der Umstellung auf E-Rechnung-Prozesse zu unterschätzen. Wird die Umstellung auf E-Rechnung nicht vorgenommen oder nicht rechtzeitig realisiert, drohen überdies erhebliche (steuer-)rechtliche Konsequenzen. Wird die Umstellung verschleppt, wird das Recht verwirkt, Vorsteuerabzug geltend zu machen, was nicht nur einen erheblichen Steuerschaden und damit Liquiditätsprobleme mit sich bringen kann, sondern auch dazu führen kann, dass Geschäftspartner nicht Geschäftsbeziehung zum Unternehmen abbrechen (müssen). Es drohen also existentielle Konsequenzen. Ein weiteres Risiko liegt in der Auswahl ungeeigneter Technologie-Partner bei der Umstellung; die Auslagerung sensibler Daten kann die Datensicherheit und das Daten-Handling gefährden. Schließlich soll - wie in anderen europäischen Ländern bereits Realität - auch in Deutschland ab dem Jahr 2028 ein E-Reporting-System eingeführt werden, für dass die E-Rechnung Voraussetzung ist. |
E-Rechnungen in DATEV Unternehmen onlineWenn Sie derzeit Ihre Rechnungen per Post oder E-Mail erhalten und nicht in einem ERP-System oder einem Dokumentenmanagement-System weiterverarbeiten, empfehlen wir das sehr gute und einfache Produkt "DATEV Unternehmen online" für die operative Nutzung und und revisionssichere Beleg-Archivierung. Mit der Cockpit-Software "DATEV Unternehmen online" können alle betriebswirtschaftlich relevanten Daten erfasst und weiter bearbeitet werden. Grundlegende Informationen zu DATEV Unternehmen online finden Sie hier.
Insbesondere können per E-Mail empfangene E-Rechnungen - und in der Übergangszeit auch gewöhnliche PDF-Rechnungen - digital in DATEV Unternehmen online hochgeladen und weiterverarbeitet werden, indem diese über das Modul "DATEV Upload Mail" oder über das Modul "DATEV Upload online" eingelesen und übermittelt werden. Dabei unterstützt das Modul DATEV "Upload Mail" ausschließlich das ZUGFeRD-Format, während E-Rechnungen im XRechnungs-Format über das Modul "DATEV Upload online" eingelesen werden können. Beide Module sind in DATEV Unternehmen online kostenlos enthalten. Optional können - bei arbeitsteiligen Bearbeitungsprozessen - die eingehenden E-Rechnung mit den weiteren Modulen "DATEV Belegfreigabe online" oder "DATEV Belegfreigabe online comfort" vom jeweils zuständigen und berechtigten Bearbeiter digital geprüft und freigegeben werden. Dazu werden die Eingangsrechnungen mit allen zugehörigen Belegen (Lieferscheine, Leistungsprotokolle etc.) bei Bedarf einfach und digital an die zuständigen Freigeber weitergeleitet, welcher dieser nach Prüfung und Freigabe die freigegebenen Belege mit entsprechenden Vermerken an die Finanzbuchhaltung zurückleitet.
|  Nach der Rechnungsfreigabe werden die E-Rechnungen GoBD-konform im Modul "Belege online" in DATEV Unternehmen online gespeichert und archiviert. Anschließend kann die E-Rechnung zur Bezahlung oder ggf. an den Steuerberater weitergeleitet werden, wobei jederzeit der Zugriff auf dieselben digitalen Belege möglich ist. Über das Modul "Belege online" können die Belege jederzeit und einfach nach Betrag oder Geschäftspartner gesucht werden. Und im ganzen Prozess besteht immer Überblick darüber, in welchem Bearbeitungsstadium sich jede einzelne Rechnung gerade befindet. |