Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme und Registrierkassen, die in Betrieben verwendet werden, dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden - Ausnahmen hiervon gibt es nicht. Bereits vorhandene Kassen müssen bis spätestens 31. Juli 2025 dem Finanzamt gemeldet werden (Nachfrist). Sollten Sie sich ein neues Kassensystem ab dem 01. Juli 2025 anschaffen, müssen Sie dieses innerhalb eines Monats nach Erwerb und Inbetriebnahme dem Finanzamt mitteilen. Ebenso ist die Außerbetriebnahme eines elektronischen Kassensystems (Abhandenkommen, Entsorgung etc.) mitzuteilen. In allen Fällen ist das mitzuteilende elektronische Aufzeichnungssystem einer Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen.

Gesetzliche Meldepflicht gegenüber dem Finanzamt

Die Mitteilung an das Finanzamt darf grundsätzlich nur auf elektronischen Weg erfolgen, wie die Vorschrift des § 146a Abs. 4 AO zeigt. Es wird alternativ keine sonstigen Formulare, Muster aus Ausfüllhilfen etwas in PDF, EXCEL- oder WORD-Formaten für die Anmeldung, Korrektur oder Abmeldung geben.  Mitzuteilen sind:

1. Name des Steuerpflichtigen
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO
   
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
   
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
   
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Sollten in Verbundsystemen mehrere Geräte mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorhanden sein, so ist jedes einzelne verwendete  Gerät mitzuteilen. Sofern einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion (z. B. Orderhandys) mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verbunden wurden, ist nur das eigentliche elektronische Aufzeichnungssystem und nicht alle damit verbundenen elektronischen Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mitteilungspflichtig. 

Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nicht erworben, sondern z. B. geleast oder geliehen, ist statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns (Beginn des Leihvertrags bzw. der Zurverfügungstellung zu übermitteln).

Mit jeder Mitteilung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Meldung zu übermitteln.

Digitales Meldeverfahren

Grundsätzlich ist es höchstpersönliche Pflicht des Unternehmers, seine elektronischen Kassen dem Finanzamt zu melden. 

Für das elektronische Meldeverfahren kann das von der Finanzverwaltung bereitgestellte Internet-Portal "Mein ELSTER" oder alternative Software, die über eine ERiC Schnittstelle verfügt, genutzt werden. Moderne Kassensysteme unterstützen zumeist eine direkte elektronische Mitteilung der Kasse an das Finanzamt.

Die Finanzverwaltung will rechtzeitig - also ab dem 01. Januar 2025 - über das Internet-Portal "Mein ELSTER" die entsprechenden elektronischen Meldevorlagen zur Verfügung stellen. Solange es in "Mein Elster" keine Möglichkeit zur digitalen Meldung gibt, sollte davon abgesehen werden, das System auf irgendeine andere Art und Weise (zum Beispiel per Post, telefonisch und via e-mail) versuchen zu melden bzw. das Finanzamt danach zu fragen.

Die DATEV eG beabsichtigt, ab dem 1. Januar 2025 ein eigenes Meldelösung anzubieten Alternativ besteht die Möglichkeit, über eine "DATEV MeinFiskal" - fähige Kasse direkt die Meldung des Kassensystems vorzunehmen.

DATEV MeinFiskal - Kassenarchiv und Kassenbuch online

Die Kassen-Taxonomie beschreibt ein Datenformat, dass alle Kassendaten egal von welchem Hersteller vereinheitlicht. Diese Daten können über Schnittstellen in andere Buchführungssystem zur weiteren Verarbeitung übertragen werden. 

So besteht die Möglichkeit, die Daten der Kasse sofort online für die Buchführung zur Verfügung zu stellen. Ein Übertragen von Z-Berichten eingescannt oder per Fax und das darauffolgende erneute Erfassen der auf diesen Belegen abgebildeten Daten durch Abtippen fällt somit weg. Da die Daten direkt aus der Kasse übermittelt werden, können Manipulationen oder menschliche Übertragungsfehler vermieden werden.

Mit dem Programm "DATEV Kassenarchiv online" können Sie täglich die Kassendaten Ihre Registrierkasse im DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg (zertifiziert nach ISO 27001) sicher archivieren. So speichern Sie Ihre Kassen­daten revisions­sicher in einem abgesicherten externen Rechen­zentrum in Deutschland, welches im Gegensatz zu lokalen Speicher­medien eine zuver­lässige Lang­zeit­archivierung gewährleistet und Ihre Daten gegen Dieb­stahl, Verlust und Zer­störung schützt. Dabei empfiehlt es sich, die Übertragung der Kassendaten täglich vorzunehmen, so dass zugleich Ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht der Daten einfach und zuverlässig nachkommen können.

Daten in DATEV MeinFiskal - Kassenarchiv und Kassenbuch online

Nach der erstmaligen Registrierung können Sie Ihre Kassen im Archiv anlegen, und zwar sowohl einzelne Kassen als auch zentral verbundene Kassensysteme. Der Zugriff wird durch die Rechtvergabe gesteuert. Zudem können für Betriebsprüfer zeitlich begrenzte Lesezugriff auf ausgewählte Daten gegeben werden. 

Neben den eigentlichen Kassendaten können zusätzlich Dateien und Dokumente im Kassenarchiv abgelegt werden, wie zum Beispiel Vermerke, Anwesenheitslisten, Arbeitsanweisungen, E-Mails, Kassenhilfsbücher, Preislisten, Speisekarten, Programmier-, Verfahrens- und Systemdokumentationen. Auch weitere die Besteuerung relevante Dateien und Dokumente, die einen direkten Kassenbezug aufweisen und keine Kassenabschlüsse oder Einzelbelege darstellen, können als sonstige Dokumente im zugehörigen Kassenordner des Kassenarchivs archiviert werden.

Eine Auflistung aller Kassensysteme, die kompatibel zu DATEV Kassenarchiv Online sind, kann direkt bei der DATEV eG oder auf der dortigen Internetseite abgefragt werden. Kassenhersteller, die in ihren Kassenprodukten eine Schnittstelle für den automatischen Upload implementiert haben und so Daten im Format der DFKA-Taxonomie übermitteln können, sind fähig, die Daten automatisch an das DATEV Kassenbuch Online zu übermitteln. Ansonsten bedarf es eines manuellen Uploads.