Sehr geehrte Damen und Herren,

gestatten Sie es uns bitte, Ihnen nachstehend wichtige Informationen im Zusammenhang mit der Ordnungsgemäßheit der Kassenführung zu geben.

Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung verwenden die Betriebsprüfer immer wieder besondere Aufmerksamkeit auf die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung der zum Einsatz gekommenen Registrierkassen, PC-Kassensysteme und Kassenbücher. Der Einsatz moderner Kassentechnik hat eine Reihe von Vorteilen, ist allerdings auch mit einigen Pflichten verbunden. In bestimmen Fällen ist die Führung von Kassenbüchern zulässig. In allen Fällen treten häufig Fehler bei der Kassenbuchführung auf, die unter Umständen dazu führen können, dass die Finanzverwaltung die Kassenbuchführung verwirft und mit erheblichen Hinzuschätzungen aufwartet, die schnell existenzgefährdende Größenordnungen annehmen können.

Bitte beachten Sie deshalb folgende Hinweise in Ihrem ureigensten Interesse:

1. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beim Einsatz von elektronischen Kassen (Registrier- oder PC-Kassen)

Bei Bargeschäften ist grundsätzlich jede Einnahme und Ausgabe einzeln aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnung kann bei alltäglichen Bargeschäften mithilfe elektronischer Kassen in Gestalt einer Registrierkasse oder PC-Kasse erfolgen, um die Einzelaufzeichnung effektiv und praktikabel vorzunehmen.

Registrierkassen oder PC-Kassen sind aber keine einfachen Rechenmaschinen! Verwenden Sie eine Registrierkasse oder PC-Kasse für die Anfertigung Ihrer Buchhaltung, sind Sie nach der geltenden Rechtslage verpflichtet, diese auch bestimmungsgemäß und vor allem entsprechend der Bedienungsanleitung zu benutzen. Einwände, dass man die Kassenaufzeichnungen auch hätte handschriftlich erledigen können, werden von der Finanzverwaltung nicht akzeptiert.

Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Zudem müssen alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitung etc.) vorgehalten werden.

Des Weiteren kann die Finanzverwaltung verlangen, dass die Kasseneinzeldaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (USB-Stick etc.) zur Verfügung gestellt werden. Sie müssen also selbst dafür sorgen, dass die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur gespeichert, sondern auch ausgelesen und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.

Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch unmöglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern.

Dabei obliegt Ihnen der Nachweis, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden. Erforderlichenfalls bedarf es der Hilfe eines IT-Dienstleisters, dessen Kosten von Ihnen zu übernehmen sind. Die IT-Kassendienstleister werden Sie über technische Aufrüstungsmöglichkeiten informieren können.

2. Ausnahmeregelungen bei nicht aufrüstbaren Registrierkassen

Ist eine Aufrüstung der Registrierkasse nachweisbar technisch nicht möglich, darf die Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden. In diesem Fall müssen mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

-     alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere, Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, alle Programmabrufe nach jeder Änderung (Änderung der Artikelpreise etc.), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern usw.;

-     alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (zum Beispiel Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten);

-     alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen;

-     alle Tagesendsummenbons („Z-Bon“) mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sogenannte „Z-Nummer“ zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) inklusive Name des Geschäfts, Datum, Stornobuchungen (zum Beispiel sogenannte Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren, Entnahmen, Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit);

-     alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (zum Beispiel betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon.

Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons („Z-Bon“) nachweisbar sicherzustellen. Zusätzlich ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (zum Beispiel GrandTotal-Speicher und Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen.

Überdies sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert werden (Defekt der Registrierkasse, Reparaturen, Nullstellungen etc.).

3. Einsatz einer offenen Ladenkasse

Bei der sogenannten „offenen Ladenkasse" sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung - im Gegensatz zur Kassenführung mit Hilfe einer Registrierkasse oder PC-Kasse - mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Geschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich.

Zu erfassen sind der Inhalt des Geschäfts sowie Name und Adresse des Vertragspartners.

4. Ausnahmen von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit Sie nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden.

Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld - unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) - täglich zu zählen. Der Kassenbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen zu mindern, sodass sich die Einnahme ergibt. Die Entnahmen, Einlagen und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen.

Nur ein in solcher Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig. Mit Standardsoftware (Office-Programme) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften. Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. - sofern möglich - mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist. Darüber hinaus sollten Sie die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sogenanntes Zählprotokoll nachweisen. Rundungen oder Schätzungen sind absolut unzulässig.

5. Folgen von Mängeln der Kassenbuchführung

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Zwar darf das Finanzamt nicht willkürlich schätzen. Es kann aber an den obersten Rand des Schätzungsrahmen gehen und Unsicherheitszuschläge in Ansatz bringen.

Derartige Schätzungen haben oft erhebliche Nachforderungen hinsichtlich der Einkommen-, Gewerbe-, Körperschaft- und Umsatzsteuer zur Folge, wobei die Nachforderungsbeträge auch noch mit 6 % jährlich verzinst werden.

Sofern die Finanzbehörde darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Umsatzdifferenzen oder andere Auffälligkeiten feststellt, die nicht aufgeklärt werden können, muss regelmäßig mit der Einleitung eines Steuerstrafverfahrens gerechnet werden.

Soweit vereinzelt Kassenvertriebsunternehmen mit der Unterstützung bei Manipulationen an Registrierkassen Dienstleistungen anbieten und zum Beispiel unmittelbar vor dem Auslesen von Kassen anlässlich einer bevorstehenden Prüfung Speicherinhalte oder Daten löschen oder programmierte Manipulationen wieder ausschalten, können solche Eingriffe eine Strafbarkeit wegen Urkundenunterdrückung (§ 267 StGB), Fälschung technischer Aufzeichnungen (§ 268 StGB), Fälschung beweiserheblicher Daten (§ 269 StGB), Täuschung im Rechtsverkehr bei Datenverarbeitung (§ 270 StGB) oder Steuerhinterziehung bzw. Beihilfe zur Steuerhinterziehung für Sie und den IT-Kassendienstleister nach sich ziehen.

Sollten Sie zu diesem komplexen Thema Fragen ergeben, beraten wir Sie gern individuell entsprechend Ihrer persönlichen Bedürfnisse.

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