Sehr geehrte Damen und Herren,
zum 1. Januar 2014 treten Änderungen im steuerlichen Reisekostenrecht in Kraft, die weitreichende Auswirkungen für Unternehmer und Beschäftigte mit sich bringen. Nachstehend geben wir Ihnen einige Hinweise zur ersten Orientierung.
1. Reisekosten im Allgemeinen
Unter Reisekosten werden Aufwendungen verstanden, die anlässlich betrieblich oder beruflich bedingter Reisen anfallen. Die konkrete Beurteilung richtet sich allgemein danach, ob die Aufwendungen dem Steuerpflichtigen als Unternehmer oder Arbeitnehmer entstehen. Insofern ist bei den nachstehenden Hinweisen immer zwischen Unternehmer und Arbeitnehmer zu unterscheiden.
Zu den als Betriebsausgaben abzugsfähigen Reisekosten eines Unternehmers gehören alle Aufwendungen, die im Rahmen einer Geschäftsreise anfallen, insbesondere Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen sowie Reisenebenkosten.
Zu den Reisekosten eines Arbeitnehmers zählen ebenso die Fahrt- und Übernachtungskosten, die Verpflegungsmehraufwendungen sowie Reisenebenkosten. Dabei wird nicht zwischen einer Dienstreise, einer Fahrtätigkeit oder einer Einsatzwechseltätigkeit, wie sie beispielsweise bei Bau- oder Montagearbeiten anfallen, unterschieden. Entstehen bei der Auswärtstätigkeit Reisekosten, ist zudem danach zu fragen, ob die Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden oder ob der Arbeitnehmer die Reisekosten (teilweise) selbst trägt; im letzteren Fall können die Reiseaufwendungen als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers geltend gemacht werden.
2. Geschäftsreise des Unternehmers
Unter einer Geschäftsreise des Unternehmers oder des Geschäftsführers einer Kapitalgesellschaft ist jede Tätigkeit zu verstehen, die vorübergehend außerhalb seiner Wohnung bzw. seines Betriebs (Betriebsstätte) erfolgt und seinem Unternehmen dient (betriebliche Veranlassung). Betrieblich veranlasst sind insbesondere Besuche bei Kunden und Geschäftspartnern, die Teilnahme an Messen oder Tagungen sowie die Wahrnehmung sonstiger auswärtiger Termine, die im unmittelbaren unternehmerischen Zusammenhang stehen.
Die Höhe der betrieblich veranlassten Reiseaufwendungen ist für nachgewiesene Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten grundsätzlich unbeachtlich.
Bei längeren Geschäftsreisen kommt es zuweilen vor, dass der Aufenthalt vor Ort auch für private Ausflüge und Besichtigungen von touristischen Zielen genutzt werden kann oder ein paar Tage Urlaub „angehängt“ werden. In diesen Fällen muss der Anteil der betrieblich veranlassten Kosten sachgerecht ermittelt werden, da der private Anteil nicht bei der Steuererklärung steuermindernd geltend gemacht werden darf. Ein sachgerechter Aufteilungsmaßstab kann oftmals im Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise gesehen werden. Einen allgemein gültigen Aufteilungsmaßstab gibt es jedoch nicht, so dass ein anderer als der zeitliche Aufteilungsmaßstab ebenfalls richtig sein kann. In jedem Fall ist ein Abzug der Verpflegungskosten als Betriebsausgaben nur in Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für die betrieblich veranlassten Tage (vgl. Ziffer 4.3) zulässig.
Um Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen zu können, müssen die betriebliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und der Reiseweg aufgezeichnet und anhand geeigneter Unterlagen wie Tankquittungen, Hotelrechnungen und sonstiger Schriftverkehr nachgewiesen werden. Damit der Zweck der Reise als Geschäftsreise von der Finanzverwaltung anerkannt und bei einer Vermischung von privatem und betrieblichem Anlass der betrieblich veranlasste Anteil ermittelt werden kann, sollten auch Tagungsbroschüren, Messekataloge, Eintrittskarten etc. zu den Buchhaltungsbelegen genommen werden.
Der Vorsteuerabzug ist nur bei Vorlage einer auf das Unternehmen ausgestellten ordnungsgemäßen Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer möglich, soweit es sich nicht um eine sogenannte Kleinbetragsrechnung bis zu einem Gesamtbetrag von 150,00 Euro brutto handelt. Unterschiedliche Steuersätze gelten für die Hotelübernachtung (7 %) und das Frühstück (19 %). Zu beachten ist, dass die in der Rechnung ausgewiesene Vorsteuer der Verpflegungskosten in voller Höhe abzugsfähig ist, auch wenn die Verpflegungskosten höher sind als die Verpflegungspauschale (siehe hierzu Ziffer 4.3).
3. Dienstreise des Arbeitnehmers
Eine Dienstreise wird in einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit gesehen, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“ auf Weisung des Arbeitgebers beruflich tätig wird.
Der bisher gängige Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ wird ab dem 1. Januar 2014 durch den neuen Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Danach kann nur eine „erste Tätigkeitsstätte“ in einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis geben. Hierunter wird eine ortsfeste betriebliche Tätigkeitsstätte des Arbeitsgebers verstanden, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist, so dass Fahrzeuge, Schiffe oder Flugzeuge nicht hierunter fallen. Die „erste Tätigkeitsstätte“ kann ebenso eine Arbeitsstätte eines Dritten sein, die dem Arbeitnehmer dauerhaft zugewiesen wird (insbesondere bei Leiharbeit).
Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitsnehmers ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers und kann daher keine „erste Tätigkeitsstätte“ sein; dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer einen Arbeitsraum in dessen Wohnung anmietet. Ebenso wenig können Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen keine „ersten Tätigkeitsstätten“ im Sinne des steuerlichen Reisekostenrechts sein.
Der Arbeitnehmer muss der Tätigkeitsstätte mit einer gewissen Dauer steuerlich zugeordnet sein. Dauerhaft in diesem Sinne ist bei prognostischer Betrachtung eine Zuordnung, nach der der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Die etwaige Änderung einer Zuordnung durch den Arbeitgeber wird mit Wirkung für die Zukunft berücksichtigt.
Die steuerliche Zuordnung zu einer „ersten Tätigkeitsstätte“ richtet sich in erster Linie nach den allgemeinen dienst- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen, nach individuellen Absprachen der Vertragsparteien oder nach den Weisungen des Arbeitgebers. Die Zuordnung ist idealiter im Arbeitsvertrag, in Einsatzplänen, internen Reiserichtlinien, Protokollnotizen etc. eindeutig zu dokumentieren, um sie steuerlich anerkennen zu können. Fehlt es an einer dienst- oder arbeitsvertraglichen Regelung oder ist diese nicht eindeutig, werden ergänzend quantitative Kriterien für die Bestimmung der „ersten Tätigkeitsstätte“ herangezogen. Diese quantitativen Kriterien besagen, dass eine erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung ist, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll. Dabei muss der Arbeitnehmer an der betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben. Deshalb ist der Betriebssitz des Arbeitgebers, den der Arbeitnehmer regelmäßig nur zu Kontrollzwecken aufsucht, nicht die „erste Tätigkeitsstätte“ im steuerlichen Sinne. Dies gilt zum Beispiel für Monteure, die am Betriebssitz des Arbeitsgebers lediglich das Kundendienstfahrzeug, Material, Aufträge abholen oder den Stundenzettel etc. abgeben.
Liegt nach den vorgenannten Kriterien keine „erste Tätigkeitsstätte“ vor und bestimmt der Arbeitgeber vielmehr, dass der Arbeitnehmer sich typischerweise an einem festgelegten Ort als Sammelpunkt (wie zum Beispiel Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport) einfinden sollen, um von dort den eigentlichen. zumeist wechselnden Einsatzort aufzusuchen, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt wie Fahrten zu einer „ersten Tätigkeitsstätte“ behandelt. Für diese Fahrten dürfen Fahrtkosten nur im Rahmen der Entfernungspauschale angesetzt werden.
Wird hingegen die berufliche Tätigkeit typischerweise in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausgeübt, gilt auch für diese Fahrten von der Wohnung an die Entfernungspauschale. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus erreicht, ist die Entfernungspauschale aus Vereinfachungsgründen bei diesen Fahrten nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang anzuwenden. Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets sowie für die zusätzlichen Kilometer bei den Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang können die tatsächlichen Aufwendungen oder der maßgebliche pauschale Kilometersatz für die gefahrenen Kilometer angesetzt werden.
Damit der Arbeitnehmer die Reiseaufwendungen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen kann, muss er die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und der Reiseweg aufzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen (Tankquittungen, Hotelrechnungen usw.) nachweisen.
4. Umfang der Reisekosten
Die vom Unternehmer oder Arbeitnehmer steuerlich berücksichtigungsfähigen Reisekosten untergliedern sich in Fahrt- und Übernachtungskosten, die Verpflegungsmehraufwendungen sowie Reisenebenkosten.
4.1 Fahrtkosten
Fahrtkosten sind zunächst alle Aufwendungen, die bei der Nutzung fremder Verkehrsmittel wie Bus, Taxi, Bahn, Flugzeug oder Schiff entstehen. In diesen Fällen ist der entrichtete Fahrpreis anzusetzen.
Fahrtkosten sind aber auch die Aufwendungen, die durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels, insbesondere des eigenen Pkw oder eines Mietwagen entstehen.
Fährt der Steuerpflichtige als Arbeitnehmer mit dem eigenen Fahrzeug, können die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen (zum Beispiel 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer beim Pkw) angesetzt werden. Für jede Person, die aus beruflicher Veranlassung bei einer Dienstreise mit dem Pkw mitgenommen wird, erhöht sich der Kilometersatz um 0,02 Euro.
Handelt es sich jedoch um Dienstreisen mit einem Firmen- bzw. Dienstwagen, können vom Arbeitnehmer keine Fahrtkosten steuerlich geltend gemacht werden, da diese regelmäßig vom Arbeitgeber getragen werden und dem Arbeitnehmer insoweit keine Aufwendungen entstehen.
Benutzt der Steuerpflichtige ein privates Fahrzeug, kann aber auch der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs angesetzt werden, der auf die beruflichen bzw. betrieblichen veranlassten Fahrten entfällt oder ein auf der Basis der Gesamtkosten eines Jahres ermittelter Kilometersatz. Hierfür müssen die gefahrenen Kilometer zum Beispiel anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs gehören die Treibstoff-, Wartungs- und Reparaturkosten, Garagenmiete, Kfz-Steuer, Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Abschreibungen sowie die Zinsaufwendungen der Kaufpreisfinanzierung, bei einem Leasingfahrzeug die Leasingraten und -sonderzahlungen. Nicht zu den Gesamtkosten gehören Park- und Straßenbenutzungsgebühren, Beiträge für Insassen- und Unfallversicherungen sowie Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder.
4.2 Übernachtungskosten und Reisenebenkosten
Alle im In- und Ausland tatsächlich angefallenen Übernachtungs- und Reisenebenkosten können vom Steuerpflichtigen als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden.
Abziehbar sind aber nur die reinen Übernachtungskosten; die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen werden mit dem Verpflegungspauschbetrag (vgl. hierzu Ziffer 4.3 und 5) abgegolten. Wird im Zahlungsbeleg nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen und lässt sich der Verpflegungsanteil nicht anderweitig feststellen (zum Beispiel in Gestalt einer Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis für die Ermittlung der anteiligen Übernachtungskosten zu kürzen (vgl. hierzu Ziffer 4.3 und 5).
Zu den Reisenebenkosten zählen Maut- und Parkplatzgebühren, Kosten für die Beförderung bzw. Aufbewahrung und Versicherung von Gepäck, Eintrittskarten und Aufwendungen für Kataloge von Messen und Ausstellungen und berufliche Telefonkosten. Im Einzelfall können Zollpapiere, Visa, notwendige Impfungen und ärztliche Bescheinigungen sowie Reisekrankenversicherungsbeiträge Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben sein, wenn der unmittelbare Zusammenhang zu einer betrieblich oder beruflich bedingten Auslandsreise besteht.
4.3 Verpflegungsmehraufwendungen
Für die tatsächlich entstehenden Mehraufwendungen zur eigenen Verpflegung aufgrund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit als Arbeitnehmer können nur Pauschbeträge geltend machen. Maßgebend für die Höhe der Verpflegungspauschbeträge ist die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der „ersten Tätigkeitsstätte“ (vgl. hierzu Ziffer 3).
Für das Inland gelten ab dem 1. Januar 2014 bei einer Abwesenheitsdauer von
- mehr als 8 bis unter 24 Stunden ein Pauschbetrag von 12,00 Euro;
- mehr als 24 Stunden bei einer mehrtägigen Reise ein Pauschbetrag von 24,00 Euro;
- und jeweils für den An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise unabhängig von der Abwesenheitsdauer ein Pauschbetrag von 12,00 Euro.
Die konkrete Abwesenheitsdauer wird durch den Zeitpunkt der Abfahrt und der Rückkehr in die Wohnung ermittelt. Danach kann für eine eintägige auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der „ersten Tätigkeitsstätte“ eine Pauschale von 12,00 Euro angesetzt werden, und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer über Nacht und damit an zwei Kalendertagen unterwegs gewesen ist. Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann der Arbeitnehmer ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12,00 Euro als Werbungskosten geltend machen; dabei ist es unerheblich, ob die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus angetreten worden ist.
Die Verpflegungspauschbeträge im Ausland sind je nach Land unterschiedlich hoch. Die vollen Verpflegungspauschbeträge des jeweiligen aufgesuchten Landes vermindern sich bei einer Abwesenheitsdauer von weniger als 24 Stunden (insbesondere an den Tagen der Hin- und Rückreise) zeitanteilig. Im Hinblick auf die bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten im Ausland oftmals über Nacht oder mehrere Tage andauernden An- und Abreisen genügt es für die Qualifizierung als An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise auswärtig übernachtet.
Die vorgenannten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen können nur für die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte (sogenannte Dreimonatsfrist) geltend gemacht werden. Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt fortan nur noch die Unterbrechungsdauer von mindestens vier Wochen.
Für den Ansatz der Verpflegungsmehraufwendungen ist unbeachtlich, ob tatsächlich Verpflegungskosten in dieser Höhe entstanden sind. Verpflegungspauschalen können vom Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung aber nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden, soweit er während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber versorgt worden ist. Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug tageweise gekürzt, und zwar um 20 % für ein Frühstück (bei Auswärtstätigkeit im Inland um 4,80 Euro) und um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen (bei Auswärtstätigkeit im Inland um jeweils 9,60 Euro) der für die 24stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale. Die Kürzung des Werbungskostenabzugs gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber die dem Arbeitnehmer zustehende Reisekostenvergütung lediglich gekürzt ausbezahlt oder wenn der Arbeitgeber den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit pauschal besteuert hat. Erhält der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungen für die Verpflegung vom Arbeitgeber, kommt ein Werbungskostenabzug in der Steuererklärung des Arbeitnehmers ebenfalls nicht in Betracht.
5. Erstattung der Reisekosten an den Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber
Die Erstattung der Reisekosten an den Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, soweit diese Aufwendungen auch als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers abgezogen werden könnten. Erstattet der Arbeitgeber darüber hinausgehende Kosten, sind diese Zahlungen steuerpflichtiges Arbeits-entgelt.
Sollen die tatsächlichen Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs des Arbeitnehmers ersetzt werden, müssen die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs für den Arbeitgeber ersichtlich sein (vgl. Ziffer 4.1); der Arbeitgeber muss diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren. Erstattet der Arbeitgeber hingegen die pauschalen Kilometersätze, muss er nicht prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt. Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind entweder die tatsächlichen Fahrtkosten laut Ticketpreis oder die pauschalen Fahrtkosten in Höhe der Kilometerpauschale (0,30 Euro je gefahrenen Kilometer) erstattungsfähig.
Die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen ist in Höhe der Pauschbeträge lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Ist die Erstattung durch den Arbeitgeber höher als der Pauschbetrag, ist diese Differenz lohnsteuerpflichtiges Arbeitsentgelt. Bei den Verpflegungsmehraufwendungen besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber eine pauschale Besteuerung von 25 % vornimmt. Diese Möglichkeit besteht bis zu einem Betrag, der doppelt so hoch wie die Verpflegungspauschale ist. Der restliche Betrag unterliegt dem normalen (höheren) Einkommensteuersatz.
Die Gestellung „üblicher Mahlzeiten“ seitens des Arbeitgebers ist in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts als Arbeitsentgelt zu erfassen und zu versteuern, wenn der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit verrichtet, die Mahlzeit inklusive Getränke nicht mehr als 60,00 Euro brutto kostet und die Abgabe der Mahlzeit dienstlich veranlasst ist. Von einer dienstlichen Veranlassung ist auszugehen, wenn die Aufwendungen durch den Arbeitgeber ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist, die ihm im Original vorliegt. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60-Euro-Grenze nicht zu berücksichtigen. In diesem Zusammenhang wurden die amtlichen Sachbezugswerte zum 1. Januar 2014 angepasst und betragen für ein Frühstück 1,63 Euro pro Kalendertag und für Mittag- bzw. Abendessen jeweils 3,00 Euro pro Kalendertag. Gewährt der Arbeitgeber zusätzlich Verpflegungspauschalen, müssen diese um die erhaltenen Sachbezugswerte gekürzt werden. Die steuerliche Erfassung einer „üblichen Mahlzeit“ als Arbeitsentgelt entfällt indes, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte; auf die Höhe der tatsächlich als Werbungskosten anzusetzenden Verpflegungspauschale kommt es nicht an.
Im Inland angefallene Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen vollständig oder ohne Einzelnachweis für jede Übernachtung mit einem Pauschbetrag von 20,00 Euro lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Der Ansatz der Pauschale ist aber nur bei der Arbeitgebererstattung möglich, nicht jedoch beim Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug, und setzt eine tatsächlich erfolgte Übernachtung voraus. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland, die der Arbeitgeber ohne Nachweis steuerfrei erstatten kann, wurden bereits zum 1. Januar 2013 neu festgelegt und variieren zwischen den einzelnen Ländern.
Bei Übernachtungen mit Frühstück gehören die Kosten des Frühstücks zu den Aufwendungen für Verpflegung. Sind sie bekannt, ist der Erstattungsbetrag aus der Hotelrechnung um diesen Kostenanteil zu kürzen. Enthält die Rechnung keinen Hinweis auf den Preis des Frühstücks, ist die Hotelrechnung um 4,80 Euro zu kürzen (vgl. Ziffer 4.3: 4,80 Euro entsprechen 20% des vollen Verpflegungspauschbetrags bei 24stündiger Abwesenheit). Für Mittag- und Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40% (bei Inlandsreisen mithin jeweils 9,60 Euro). Da nur die Übernachtung, nicht jedoch das Frühstück dem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegt, muss für den Vorsteuerabzug und die Abrechnung das Frühstück auf der Rechnung gesondert ausgewiesen sein. Es ist jedoch zulässig, das Frühstück mit weiteren Nebenleistungen (zum Beispiel Stellung eines Parkplatzes) zu einer Servicepauschale zusammenzufassen; auch in diesem Fall werden 4,80 Euro für ein Frühstück berücksichtigt, und zwar auf den Betrag, den die Servicepauschale aufweist.
Die Erstattung von tatsächlich aufgewendeten Reisenebenkosten seitens des Arbeitgebers ist immer vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei. Dem Arbeitgeber müssen entsprechende Unterlagen vorgelegt werden, die dieser als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.
Bleiben die Erstattungsleistungen des Arbeitgebers unter den jeweils einschlägigen Pauschbeträgen (Verpflegungs- und Fahrtkostenpauschale) oder den jeweils nachgewiesenen, tatsächlich angefallenen Kosten, kann der Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen.
6. Belegsammlung
Grundsätzlich sollten alle Belege sorgfältig gesammelt und aufbewahrt werden, um diese mit der Steuererklärung einreichen zu können. Wenn für einzelne tatsächlich angefallene Reisekosten keine Belege existent sind, empfiehlt es sich, einen sogenannten Eigenbeleg mit Ort, Tag, Art und Betrag der Aufwendungen anzufertigen; zuweilen erkennen einige Finanzämter diese noch an.
Sollten Sie hierzu Fragen haben, beraten wir Sie gern.